Preparacion y distribución del informe
Describir las actividades de preparación y distribución del informe de auditoría
Preparación del informe de auditoria
Para la elaboración del informe de auditoría se debe tener en cuenta lo siguiente:
Ser conciso, a la vez que suficientemente claro y completo, incluyendo frases y hechos esenciales para facilitar su comprensión.
Presentar comentarios, conclusiones y recomendaciones en forma objetiva, debidamente respaldados por la evidencia documentada en papeles de trabajo que sustentan en cualquier momento su exactitud y veracidad.
Ser preciso respecto de la información que contiene y correcto en relación con los aspectos gramaticales, ortográficos y de puntuación.
Redactar, libre de palabras o frases antagónicas, presentando las críticas con una perspectiva justa considerando las circunstancias que rodearon el hecho observado y dando las sugerencias para mejorarlo.
Relacionar los hallazgos positivos.
Tipos de Informe
Con el propósito de determinar los tipos de informe, así como la estandarización de la presentación de los resultados de las auditorias que se ejecutan en la Oficina de Control Interno, los informes se clasifican, así:
Informe preliminar
Informe Final
Informe Ejecutivo
Informe de seguimiento
Informe Preliminar: Este documento permite asegurar la calidad de los resultados de la auditoria, al someter a consideración del auditado los hallazgos y recomendaciones preliminares obtenidos, quien puede oponerse a los juicios elaborados, presentando las evidencias y soportes que quiere hacer valer para el cambio de opinión. En caso de considerarlo procedente el equipo auditor puede ajustar o precisar el contenido del informe con base en las previsiones y aclaraciones del auditado (Procuraduria General de la nación, 2007).
Como informe preliminar de avance se puede realizar una entrega en el tiempo previsto para la realización de la auditoría cuando la situación este generando alto riesgo y obligue a que la administración tome medidas urgentes.
Informe Final: La base para la elaboración de este informe la constituye el informe preliminar debidamente validado por los auditados.
Un informe final de auditoria debe contener los siguientes elementos:
Portada
Tabla de contenido
Introducción
Objetivo u objetivos.
Alcance
Metodología del trabajo de auditoria
Limitaciones
Descripción general del proceso (Incluye ficha técnica)
Opinión o conclusión general de la auditoria.
Resultados:
Opinión o conclusión por proceso
Hallazgos
Riesgo
Recomendación
Anexos
Plan de compromiso.
Distribución del informe de auditoría
Descripción: El auditor consolida el informe de una visita de auditoría considerando los papeles de trabajo obtenidos en la auditoría in situ y su análisis, en los casos que el Auditor Principal lo defina una versión preliminar es entregada al auditado para obtener sus aclaraciones y precisiones, que son tenidas en cuenta para la elaboración del informe final, que una vez aprobado por el Jefe de la Oficina de Control Interno se convierte en un documento público que se comunica a las áreas interesadas .
Objetivos: Establecer el contenido mínimo del informe de auditoría, la forma de su presentación y la comunicación que de él debe hacerse.
Requisitos: Haber cumplido todos los pasos de la auditoría in situ, con los instructivos y registros respectivos.
Operación: Se procede a la lectura y análisis de la información recolectada, así como de las notas del auditor tomadas en la realización de la auditoría:
El auditor conforma las observaciones y las registra en el documento señalando:
Observación: Detallar la observación, hallazgo o situación encontrada.
Efecto: Consecuencia que se origina de la situación evidenciada.
Recomendación: Las acciones que sugiere el auditor con el propósito de atender la situación evidenciada, que se puede basar en directrices institucionales.
En donde sea necesario realice la referencia a los papeles de trabajo o registros. El auditor verifica y redacta el Resumen Ejecutivo con las Conclusiones. Se genera el informe preliminar, se presenta al jefe de la Oficina de Control Interno y se entrega mediante oficio al área auditada para recibir las aclaraciones y precisiones; en caso de considerarse necesario.
Se reciben las aclaraciones y precisiones del área auditada, se valoran y ajusta lo que se considere pertinente.
Se imprime el informe en versión final, se firma y genera el Registro REG-EV-EI016 Informe de Auditoría.
Se preparan los oficios de comunicación y se remite el informe Ejecutivo al Procurador General de la Nación, y el Informe Final a los directivos que deben conocer el informe, al jefe de la dependencia auditada y a los servidores públicos que deben conocer y atender las observaciones allí contenidas.
Procuraduria General de la nación. (7 de Junio de 2007). Evaluación de auditoría. Obtenido de GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN: https://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/modulo_calidad/mapa_proceso//411_INS-EV-EI-015%20(MA).pdf
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